La Digitalización de Documentos en una Institución de Salud
(31 de Mayo, 2016) - El papeleo excesivo y los trámites que se requieren para el registro de un paciente en una institución hospitalaria puede llegar a ser abrumador, tanto para el paciente como para la persona realizando el registro.
Estos inconvenientes pueden eliminarse si se adopta en los hospitales la práctica de digitalizar toda la información que se recibe e intercambia cada vez que hay contacto con un paciente, obteniendo amplios beneficios pues al digitalizar toda la información administrativa, contratos, pagarés, credenciales, datos médicos y de seguro, y formas de pago previamente utilizadas se respaldan en el expediente del paciente, permitiendo disponibilidad y accesibilidad de la información de forma rápida, siendo necesario corroborarla y/o actualizarla al momento de la última transacción.
Al atender a un paciente, es necesario contar con su información previa. Ésta se puede obtener de su expediente clínico, y la única forma de disminuir considerablemente los errores humanos que suceden al utilizar dicha información, es capturando el historial clínico de una persona bajo las mejores prácticas, como lo es:
- Bien conservado en un archivo único.
- En formato legible y con los registros de los tratantes responsables en cada evento.
- Con información completa de todos los procedimientos que le han sido realizados.
El historial de un paciente se puede tener en un archivo físico, pero esto conlleva distintos costos, como lo son:
- Espacio físico y su infraestructura.
- Inversión de personal de gestión del archivo físico: el sueldo que se requiere para este recurso es un costo adicional en la cartera de empleados.
- Mantenimiento de temperatura y condiciones para evitar el maltrato de los archivos: arcas herméticas y con control de humedad.
- Dispositivos de seguridad e infraestructura para restringir la consulta de la información con el fin de mantener su integridad: inversión requerida para la tecnología para control de privilegios e identidad para tener acceso a los archivos físicos.
Lo anterior se podría evitar si se digitaliza la información, generando tanto beneficios ecológicos como administrativos al reducir el consumo de papel.
Impacto ecológico del papel: Un hospital puede reducir su huella de carbono al reducir su consumo de papel. Un árbol produce 17 cajas de papel y toma alrededor de 100 años para crecer. Adicionalmente, al producir 17 cajas de papel se generan 110 libras de dióxido de carbono hacia la atmosfera. Piense que tan rápido se utilizan 17 cajas de papel en su oficina en relación al tiempo y requerimientos para producirlos.
He aquí algunos datos del impacto del uso del papel:
- 300.000 hojas ocupan aproximadamente 80 metros cuadrados de una empresa, mientras que 300.000 imágenes necesitan un disco duro de 2 Terabytes.
- Espacio físico y su infraestructura
- Inversión de personal de gestión del archivo físico
- Mantenimiento en equipos de preservación de temperatura y condiciones para evitar el maltrato de los archivos por humedad.
- Dispositivos de seguridad e infraestructura para restringir y consultar la información
- Pérdida de papeles importantes para la institución o el paciente
- Tiempo que toma buscar en el archivo.
Ahorros económicos
Otro beneficio para su hospital, al trabajar sin papel, es el ahorro de una gran cantidad de recursos económicos. Un hospital llega a ahorrar cientos de miles de dólares al año, incluso millones, solo por automatizar sus procesos de negocio al realizar la transición a soluciones eco-amigables.
Los documentos digitales, correos electrónicos y otros dispositivos de reconocimiento permiten a la compañía reducir costos de almacenamiento y recuperación de documentos, de vaciado de información, de tinta, papel, y de aparatos como copiadoras, además y de otros costos relacionados a estas labores.
Por ésta y muchas otras razones, es importante la digitalización de la información del paciente, como lo es el expediente clínico electrónico y otros documentos aportados por él.
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